Vaše osobné údaje spracúva Prevádzkovateľ, ktorým je Kempelenov inštitút inteligentných technológii, záujmové združenie právnických osôb, skratka: KInIT, so sídlom:  Sky Park Offices, Bottova 7939/2A, 811 09 Bratislava – Staré Mesto, IČO: 53290046, (ďalej len „Inštitút“), zastúpený Máriou Bielikovou, štatutárkou a Ing. Mariánom Šimkom, štatutárom.

Pri spracúvaní vašich osobných údajov venujeme maximálnu pozornosť ich ochrane. Rešpektujeme zásady zákonnosti, minimalizácie, transparentnosti, dôvernosti a integrity v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a o zrušení smernice 95 /46 / ES (ďalej len „GDPR“) a zákona 18/2018 o ochrane osobných údajov Slovenskej republiky.

Prečítajte si, k akým konkrétnym údajom pristupujeme, prečo, ako a ako dlho ich chránime. V tomto dokumente sa dozviete:

  • ako a ktoré osobné údaje spracúvame;
  • aké sú účely a zákonný základ spracúvania;
  • aké je trvanie spracovania vašich údajov;
  • kedy a komu môžeme posunúť vaše údaje;
  • ako používame cookies;
  • aké sú vaše práva ako dotknutej osoby;
  • ako nás môžete kontaktovať.

1. Ako získavame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od vás, a to tak, že:

  • nás kontaktujete prostredníctvom kontaktného formulára, sociálnej siete LinkedIn, Facebook, Instagram alebo Twitter, telefonicky alebo mailom,
  • v minulosti sme spolupracovali alebo sme o spolupráci diskutovali,
  • zúčastnili ste sa niektorého z našich podujatí.

2. Účely spracúvania osobných údajov a právny základ

a) Informácie, kontakt a komunikácia s vami

Osobné údaje, ktoré môžeme spracúvať, sú: váš e-mail, meno, priezvisko, meno zamestnávateľa a pracovná pozícia, ak nás kontaktujete v mene organizácie, v ktorej pracujete, a ďalšie kontaktné údaje.

  • Účel: dohodnutie stretnutia, zodpovedanie otázok, výmena a poskytovanie informácií počas a o realizovaných projektov, odosielanie a prijímanie faktúr a ďalšie bežné, predvídateľné činnosti súvisiace s činnosťami Inštitútu.
  • Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. b) o GDPR, spracúvanie osobných údajov, spracovanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na prijatie opatrení pred uzavretím zmluvy na žiadosť dotknutej osoby.
  • Trvanie spracovania: 6 mesiacov, ak neprebieha žiadna spolupráca, inak počas trvania spolupráce a dlhšie, ak to vyžadujú právne predpisy, napr. daňové a účtovné predpisy

b)Propagácia našej práce online

Podľa článku 6 ods. 1 písm. f) o GDPR je naším oprávneným záujmom spracúvať vaše osobné údaje pri propagácii našich služieb a práce online. Pri uverejňovaní obsahu na našich sociálnych sieťach (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter) môžu byť osobné údaje našich fanúšikov, zamestnancov, partnerov a externých spolupracovníkov v rozsahu meno, priezvisko, fotografia. Tieto údaje sú spracúvané na základe nášho oprávneného záujmu zvýšiť povedomie o našej práci.

  • Lehoty na výmaz: sú vymedzené na základe vášho rozhodnutia sledovať alebo prestať sledovať naše účtu na sociálnych sieťach.
  • Prenos do tretích krajín: USA s účinnosťou od 20. 9. 2023 poskytuje primerané záruky pri ochrane osobných údajov na základe Rozhodnutia EK2023/1795.

Pri uverejňovaní obsahu na našej webovej stránke a / alebo v newsletters, môžeme zverejniť vaše osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, fotografia, zamestnávateľ / pôsobisko a pracovné zaradenie, a to na základe vášho súhlasu v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

  • Lehoty na výmaz: do odvolania súhlasu

c) Dokazovanie a obhajovanie právnych nárokov

Podľa článku 6 ods. 1 písm. f) o GDPR je naším oprávneným záujmom spracúvať vaše osobné údaje pri dokazovaní, potvrdzovaní a obhajovaní našich zákonných nárokov. V prípade právnych alebo mimosúdnych sporov, vymáhania dlhu, oznámenia skutočností orgánom verejnej moci a podobných činností, kde dokazujeme a vymáhame svoje zákonné nároky, môžeme spracovávať vaše osobné údaje.

  • Lehoty na výmaz: podľa ustanovení príslušnej legislatívy

d) Newsletter

Na našom webe sa môžete prihlásiť k odberu newslettera, v ktorom zasielame informácie o našich novinkách, informácie o našej spoločnosti alebo ďalšie obchodné informácie.

Ak sa prihlásite k odberu newslettera, obdržíme vašu e-mailovú adresu, ktorú zadáte. Prihlásenie sa k odberu newslettera je úplne dobrovoľné. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať pomocou odkazu uvedeného v päte každého newslettera.

  • Právnym základom tohto spracovania je článok 6 ods. 1 písm. a) o GDPR, súhlas so spracovaním osobných údajov na uvedený účel
  • Lehoty na výmaz: do odvolania súhlasu
  • Prenos do tretích krajín: USA s účinnosťou od 20. 9. 2023 poskytuje primerané záruky pri ochrane osobných údajov na základe Rozhodnutia EK2023/1795.

e) Ponuka zamestnania a / alebo stáže, doktorandského štúdia, dobrovoľníctva a inej podobnej spolupráce

Náš web tiež používame na to, aby sme vás informovali o voľných miestach v KInITe. Ak vás zaujíma akákoľvek zverejnená pracovná pozícia, po stlačení tlačidla alebo odkazu nájdete prihlasovací formulár, pomocou ktorého budete presmerovaní na stránku systému, ktorý používame na náborové aktivity. Na stránke budete môcť vyplniť údaje o sebe, zodpovedať dotazník a odoslať svoj životopis.

  • Účel: výber kandidáta na voľné pracovné miesto, stáž, doktorandské štúdium, postgraduálne aktivity a inú podobnú spoluprácu
  • Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. a) o GDPR, tj súhlas so spracovaním osobných údajov na tento účel
  • Trvanie spracovania: max. 5 rokov alebo menej v prípade odvolania súhlasu

f) Podujatia

Pokiaľ sa zaregistrujete na niektorú z našich akcií, ako sú prednášky, semináre, konferencie a iné, spracujeme vaše kontaktné a faktúračné osobné údaje pre účel kontaktu s vami, či už je to prihláška na udalosť, poskytnutie organizačných a ďalších informácií o udalosti, spracúvame vaše meno, e-mail, telefónne číslo, prípadne aj faktúračnú adresu, názov zamestnávateľa a vašu pracovnú pozíciu.

  • Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. b) a c) o GDPR, tj spracovanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na prijatie opatrení pred uzavretím zmluvy na žiadosť dotknutej osoby a spracovanie osobných údajov nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na Prevádzkovateľa.
  • Trvanie spracovania: 10 rokov

Počas podujatia môžeme zhotovovať fotografie alebo vytvoriť zvukové / video záznamy

  • Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. f) o GDPR, spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ, čím je inofrmovanie o našich aktivitách (viď časť 2b) Propagácia našej práce online).
  • Trvanie spracovania: 10 rokov

Na základe nášho oprávneného záujmu spracúvame vaše meno, priezvisko a e-mailovú adresu, keď vás pozývame na základe našej predošlej spolupráce na toto podujatie, pretože veríme, že by téma pre vás mohla byť profesne zaujímavá a v minulosti ste sa podobného podujatia zúčastnili.

Na základe nášho oprávneného záujmu spracúvame aj fotografie a videozáznamy z podujatia, na ktorých sa môže objaviť vaša podobizeň alebo hlas. Tieto záznamy sú vytvárané primárne a najmä na účel zverejnenia obsahu prednášky. V prípade, že namietate taktéto spracúvanie, prosím informujte o tom nášho zamestnanca povereného organizácou poduajtia priamo na mieste, alebo nám napíšte na dpo@kinit.sk.

g) Nástroje a aplikácie

Výsledkom našej vedecko-výskumnej činnosti sú v niektorých prípadoch nástroje, ktoré sprístupňujeme širšej verejnosti. Nami vyvinuté nástroje v niektorých prípadoch využívajú pre svoj chod podporné služby od dodávateľov, ktorých pred nasadením nástroja dôkladne overujeme, pričom hodnotíme ich súlad s GDPR ako aj ich technické a organizačné bezpečnostné opatrenia, ktoré prijali.

  • Označovač: Pre chod nástroja, ktorý sprístupňujeme prostredníctvom webovej stránky www.oznacuj-dezinfo.kinit.sk, sme zvolili poskytovateľa hypothes.is. Pri používaní hypothes.is dochádza ku spracúvaniu osobných údajov týmto poskytovateľom. Prečítajte si celé znenie zásad ochrany osobných údajov pre tento nástroj. 
  • Diakritikovač: Nástroj ma prístup ku aktuálnemu výberu textu  v dokumente, ktorý označíte na úpravu. K inému obsahu alebo prvkom dokumentu nástroj nepristupuje. Vami zvolený text sa používa iba ako vstup do služby. Výstup zo služby sa okamžite vráti do doplnku a zmien použitých v dokumente. Doplnok pridáva vlastné rozhranie do Google dokumentov pre sprístupnenie jeho funkcionality. Text neukladáme ani z neho extrahujeme informácie, okrem toho, že ich spracujeme metódou obnovenia diakritiky, vstup, úprava a výstup sa uskutočňujú bez dočasného uloženia informácií. Pre korektné fungovanie nástroja pristupujeme a zbierame niektoré údaje, ktoré môžu mať povahu osobných údajov anonymizované informácie o užívateľovi. Prečítajte si celé znenie zásad ochrany osobných údajov pre tento nástroj.
  • Ďalšie nástroje budú dopĺňané v čase, keď budú sprístupnené verejnosti.

Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. f) o GDPR, spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ

h) Cookies

Cookies sú malé textové súbory, ktoré servery ukladajú do vášho počítača alebo mobilného zariadenia, keď pristupujete na webové stránky. Existujú štyri dôvody, prečo môže byť súbor cookie uložený vo vašom zariadení počas návštevy našej webovej stránky:

  • Nevyhnutné: cookies, ktoré umožňujú správne fungovanie webovej stránky a umožňujú vám používať zabezpečené online služby, ktoré poskytujeme; používanie týchto cookies je nevyhnutné pre fungovanie stránok;

Voliteľné na základe vášho súhlasu:

  • Analytické: cookies, ktoré štatisticky zbierajú údaje o používaní webových stránok, ktoré sú úplne anonymizované a používané na zlepšenie našich služieb. Zhromažďujú štandardné informácie o prihlasovaní na internet a podrobnosti o aktivite návštevníkov na webe.
  • Predvoľby: cookies, ktoré si pamätajú vaše predvoľby a uľahčujú používanie stránky (takzvané predvoľby).
  • Reklamné: cookies, ktoré sú umiestnené prostredníctvom služieb tretích strán; tieto cookies nepoužívame.

Nástroj tretej strany, ktorý používame, je Google Analytics. Anonymné údaje o vašej návšteve sa zhromažďujú a kombinujú s údajmi od iných návštevníkov, aby sa lepšie porozumelo tomu, ako návštevníci používajú naše stránky. Google Analytics je služba webovej analýzy poskytovaná spoločnosťou Google, Inc. Tieto súbory cookie môžu sledovať napríklad čas strávený na stránkach, ktoré navštívite. Údaje sa potom použijú na analýzu toho, ako často sa návštevníci vracajú, ako našli náš web, ktoré stránky na webe si prezerajú najčastejšie alebo najdlhšie. Tieto anonymizované informácie analyzujeme, aby sme vytvorili celkový obraz o používaní webových stránok, ale užívateľ nie je nikdy identifikovaný jednotlivo ani osobne.

Na toto spracúvanie potrebujeme váš súhlas a v prípade, že s týmto spracovaním údajov nesúhlasite, tak vaše skúsenosti s používaním našich webových stránok nebudú ovplyvnené. Ak sa rozhodnete súhlasiť, môžete svoj súhlas kedykoľvek v budúcnosti odvolať na spodnej lište webovej stránky.

  • Právny základ: nevyhnutné cookies na základe článku 6 ods. 1 písm. f) o GDPR je naším oprávneným záujmom spracúvať vaše osobné údaje pri chode webovej stránky. Nie nevyhnutné cookies na základe 6 ods. 1 písm. a) súhlas.
  • Lehoty na výmaz: nevyhnutné cookies 30 dní. Nie nevyhnutné cookies do odvolania súhlasu.
  • Prenos do tretích krajín: uskutočňuje sa

3. Zverejnenie vašich osobných údajov

Na základe požadovanej spolupráce alebo na základe aktivít potrebných na prevádzku webovej stránky a poskytovanie našich služieb môžu byť vaše osobné údaje poskytnuté sprostredkovateľovi príjemcovi a / alebo tretím stranám.

3.1. Sprostredkovatelia

Ako prevádzkovateľ využívame služby externých spoločností v oblasti účtovníctva, práva, marketingu, IT, správa kancelárskych priestorov a ďalších služieb. Tieto subjekty môžu v presne definovanom rozsahu spracúvať vaše osobné údaje na zmluvné účely na základe zmluvy o spracovaní údajov.

3.2. Príjemcovia

Ďalšími príjemcami môžu byť súdy, orgány činné v trestnom konaní, banky, exekútori alebo advokáti, notári, orgány verejnej moci, obce, samosprávne kraje, fyzické osoby, ktoré sú účastníkmi konania pred príslušným subjektom. Týmto príjemcom sú poskytnuté osobné údaje napríklad pri nahliadnutí do súboru atď.

3.3. Tretie strany

Za tretie strany sa považujú najmä orgány verejnej moci a inštitúcie, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytovať osobné údaje na základe zákonného ustanovenia pri plnení svojich zákonných povinností.

4. Spoloční prevádzkovatelia

I. KInIT a Innovatrics, so sídlom Pri vinohradoch 82, 831 06 Bratislava, IČO: 36 280 712, sú spoločnými prevádzkovateľmi podľa článku 26 GDPR a za účelom spoločnej aktivity, ktorou je organizovanie nepravidelného podujatia „Better AI meetup“, ktorý spája odborníkov a nadšencov AI na živých a online konferenciách. Webová stránka podujatia je https://betteraimeetup.com.

Vaše osobné údaje spracúvame na základe:

  • vášho súhlasu podľa článku 6 ods. 1 písm. a) nariadenia GDPR
  • alebo na základe nášho oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR

Na základe vášho súhlasu vám zasielame newsletter o podujatiach, záznamy z podujatí a žiadosti o hodnotenie / spätnú väzbu. Údaje, ktoré spracovávame, sú vaše meno, priezvisko a e-mailovú adresu. Ak si želáte odvolať svoj súhlas alebo prestať dostávať newslettery o ďalších podujatiach, ktoré organizujeme, pokojne sa odhláste alebo nám napíšte na dpo@kinit.sk.

Na základe nášho oprávneného záujmu spracúvame vaše meno, priezvisko a e-mailovú adresu, keď vás pozývame na základe našej predošlej spolupráce na toto podujatie, pretože veríme, že by téma pre vás mohla byť profesne zaujímavá a v minulosti ste sa podobného podujatia zúčastnili.

Na základe nášho oprávneného záujmu spracúvame aj fotografie a videozáznamy z podujatia, na ktorých sa môže objaviť vaša podobizeň alebo hlas. Tieto záznamy sú vytvárané primárne a najmä na účel zverejnenia obsahu prednášky. V prípade, že namietate taktéto spracúvanie, prosím informujte o tom nášho zamestnanca povereného organizácou poduajtia priamo na mieste, alebo nám napíšte na dpo@kinit.sk.

II. KInIT a UNICO.ai CZ, sro, IČ: 06118313, so sídlom Krakovská 1256/24, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, sú spoločnými prevádzkovateľmi podľa článku 26 GDPR a na účely projektu s názvom Network 4 Growth. Cieľom projektu je vytvoriť sieť vedcov v regióne V4 (Česká republika, Maďarsko, Poľsko, Slovensko), Arménsku a Gruzínsku. Prostredníctvom siete spoloční správcovia uľahčujú komunikáciu a zlepšujú spoluprácu medzi univerzitami a podnikmi, kultivujú a rozširujú vedeckú komunitu a zdieľajú poznatky medzi členmi a vedeckou komunitou vo všeobecnosti. Webová stránka projektu je www.v4transfer.com.

Údaje, ktoré budeme spracúvať, sú vaše meno a priezvisko, odkazy na databázy a repozitáre, ktoré by ste poskytli pre zverejnenie vo vašom profile na webovej stránke a inštitúcie, kde pôsobíte.

5. Vaše práva

Ako dotknutá osoba definovaná v GDPR a zákone 18/2018 (Slovensko) máte právo od nás, prevádzkovateľa, požadovať:

  • prístup k vašim osobným údajom (najmä požiadať o potvrdenie, či sú údaje spracúvané alebo nie, kategórie spracúvaných údajov, účel spracúvania, zdroj ich získania, doba uchovávania);
  • opravu alebo doplnenie nesprávnych údajov;
  • obmedzenie spracúvania údajov podľa čl. 18 o GDPR (napr. ak sú údaje nesprávne alebo nezákonne spracúvané);
  • namietať v prípadoch uvedených v čl. 21 o GDPR;
  • vymazanie údajov, ktorých účel spracúvania sa skončil, alebo v prípadoch uvedených v čl. 17 o GDPR;
  • kedykoľvke odvolať súhlas so spracúvaním, ktorý ste nám poskytli

Svoje práva ohľadom osobných údajov môžete uplatniť e-mailom na dpo@kinit.sk alebo písomne na našu poštovú adresu. Na všetky legitímne žiadosti dotknutej osoby odpovieme a budete písomne informovaní do 30 dní od prijatia.

Správca vymenoval úradníka pre ochranu údajov: Dimensions Consulting Services s.r.o., Zámocká 18, 81101 Bratislava, IČO 47119144, e-mail dpo@kinit.sk.

Ak sa domnievate, že boli porušené vaše práva na spracovanie osobných údajov, alebo že bol porušený zákon o ochrane osobných údajov 18/2018 alebo GDPR, môžete podať žiadosť o začatie konania o ochrane osobných údajov na národný úrad pre ochranu osobných údajov – Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika; www.dataprotection.gov.sk.

6. Ako chránime vaše údaje

Vaše údaje sú uložené v zabezpečenej počítačovej jednotke s potrebou autorizovaného prístupu, ktorú chránime pred poškodením, zničením, stratou alebo zneužitím. Prijali sme súbor technických a organizačných bezpečnostných opatrení. Všetci naši zamestnanci a poskytovatelia podporných služieb, ktorí prídu do kontaktu s vašimi údajmi, boli náležite poučení o ich bezpečnom zaobchádzaní.

7. Aké procesy máme v prípade úniku osobných údajov

V prípade narušenia ochrany osobných údajov vás ihneď upozorníme, ak by takéto porušenie mohlo viesť k vysokému riziku pre vaše práva. Otázky súvisiace s ochranou vašich osobných údajov môžete adresovať na e-mail: dpo@kinit.sk alebo písomne na našu poštovú adresu.

8. Záverečné ustanovenia

Tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme kedykoľvek zmeniť, najmä pokiaľ ide o legislatívne zmeny v oblasti ochrany osobných údajov, ktoré môžu byť prijaté v budúcnosti. Ak tak urobíme, tak vás vhodným spôsobom budeme informovať.